Un trabajador tuyo tiene una incapacidad permanente total: ya no puedes despedirle sin más

Durante años, en Recursos Humanos funcionaba así: el INSS declaraba a un trabajador una incapacidad permanente total, absoluta o una gran incapacidad, y el contrato se terminaba. Sin más. Era una causa de extinción automática del Estatuto de los Trabajadores.

Eso se acabó el 1 de mayo de 2025, con la entrada en vigor de la Ley 2/2025, de 29 de abril. Hoy la empresa solo puede cerrar el contrato si antes ha intentado mantenerlo, y tiene que poder demostrarlo.

Te lo explico en orden, con los plazos, porque aquí los plazos lo son todo.

Qué ha cambiado exactamente

Antes, la incapacidad permanente estaba en la letra e) del artículo 49.1 del Estatuto de los Trabajadores, junto a la muerte y la jubilación: llegaba la resolución y el contrato se extinguía.

Ahora está en una letra nueva, la 49.1.n), y con condiciones. La empresa solo puede extinguir el contrato en uno de estos tres casos:

1. Adaptar el puesto supone una carga excesiva para la empresa.
2. No hay un puesto vacante y disponible que encaje con el perfil profesional de la persona y sea compatible con su nueva situación.
3. Hay ese puesto, se lo propones bien y la persona lo rechaza.

Si no se da ninguno de los tres, el trabajador sigue en la empresa.

Afecta a la incapacidad permanente total, absoluta y a la gran incapacidad (así se llama ahora la antigua «gran invalidez»). La parcial no entra en este artículo.

Paso 1: los 10 días del trabajador

Desde que le notifican la resolución del INSS, la persona tiene 10 días naturales para decirle a la empresa, por escrito, que quiere mantener su contrato (artículo 49.1.n del Estatuto).

Un consejo práctico: en cuanto sepas que hay resolución, guarda la fecha en que se la notificaron y, si te escribe, guarda también ese escrito. Todo lo que viene después cuenta desde ahí.

Paso 2: los 3 meses de la empresa

La empresa tiene como máximo tres meses, contados desde que a ella le notifican la resolución, para hacer una de estas dos cosas:

• Adaptar el puesto (los ajustes razonables), o
• Cambiar a la persona a otro puesto compatible.

Y si no es posible porque la carga es excesiva o no hay vacante, en ese mismo plazo de tres meses es cuando puede extinguir el contrato. La decisión tiene que ser motivada y comunicada por escrito al trabajador.

Mientras se resuelve todo esto, el contrato queda en suspenso con reserva del puesto (artículo 48.2 del Estatuto). No está despedido ni está trabajando: está esperando a que la empresa decida.

Quién decide qué ajustes hacer

No lo decides tú a ojo. La ley se lo encarga al servicio de prevención: él determina el alcance de los ajustes (incluida la formación, la información y la vigilancia de la salud) e identifica qué puestos son compatibles con la nueva situación de la persona. Antes tiene que consultar a la representación de los trabajadores en prevención de riesgos laborales.

Así que el primer movimiento de RRHH, en cuanto llega la resolución, es ponerse en contacto con el servicio de prevención. Los tres meses corren.

Cuándo es «carga excesiva» (y cuándo no)

Para saber si adaptar el puesto es una carga excesiva, la ley mira sobre todo el coste de la adaptación comparado con el tamaño, los recursos, la situación económica y el volumen de negocio de la empresa.

Dos reglas importantes:

• No es carga excesiva si las ayudas o subvenciones públicas la cubren de forma suficiente. Antes de decir «no podemos», mira qué ayudas hay para adaptar puestos.
• En empresas de menos de 25 trabajadores, la carga es excesiva cuando el coste de la adaptación, descontando lo que paguen las ayudas, supera la mayor de estas dos cantidades: la indemnización por despido improcedente que le correspondería a esa persona, o seis meses de su salario.

¿Y la pensión, si se queda?

Si la persona sigue en la empresa porque has adaptado su puesto o la has cambiado a otro, la pensión de incapacidad permanente se suspende mientras haga un trabajo que sea incompatible con ella (artículo 174.5 de la Ley General de la Seguridad Social).

Esto conviene explicárselo bien al trabajador, porque es lo primero que va a preguntar. Con la incapacidad permanente total, la pensión es compatible con trabajar en funciones distintas de las que dieron lugar a la incapacidad (artículo 198.1 de la misma ley). Si vuelve al mismo puesto, aunque esté adaptado, deja de cobrarla mientras lo ocupe.

Si se prevé que mejore

Hay un caso aparte que ya existía y sigue igual: si el propio INSS indica que la incapacidad probablemente se revisará por mejoría y la persona podría volver a su puesto, el contrato queda suspendido con reserva del puesto durante dos años desde la resolución (artículo 48.2 del Estatuto).

Si acaba en el juzgado

La Ley 2/2025 también cambió la ley de la jurisdicción social: si un trabajador impugna una extinción por esta causa, el juicio es urgente y tiene preferencia (artículo 120.2 de la Ley 36/2011). Es decir, se resuelve rápido. Por eso todo tiene que estar documentado desde el primer día: qué propuso el servicio de prevención, qué puestos se miraron, cuánto costaba adaptar el puesto, qué ayudas se pidieron y qué contestó el trabajador.

Un ejemplo con fechas

Este caso es inventado, para que veas cómo encaja todo en el calendario.

Marta es limpiadora en una empresa de 60 trabajadores. El INSS le reconoce una incapacidad permanente total para su profesión habitual. La resolución se la notifican a ella el 2 de marzo y a la empresa, el 4 de marzo.

• Sus 10 días naturales terminan el 12 de marzo. El 6 de marzo manda un correo a RRHH: quiere seguir. RRHH lo guarda.
• Los 3 meses de la empresa terminan el 4 de junio. Ese mismo 6 de marzo, RRHH llama al servicio de prevención.
• El servicio de prevención concluye que Marta ya no puede limpiar, pero identifica un puesto vacante en el control de accesos que encaja con su perfil y con su nueva situación.
• El 15 de abril, la empresa se lo propone por escrito. Marta acepta y se incorpora a su nuevo puesto.
• ¿Y su pensión? Sus nuevas funciones no son las que dieron lugar a la incapacidad, así que la pensión de incapacidad permanente total es compatible con ese salario (artículo 198.1 de la Ley General de la Seguridad Social).

Si no hubiera habido ningún puesto vacante compatible, la empresa habría tenido hasta el 4 de junio para extinguir el contrato, con una carta motivada. Y todo lo anterior (el correo de Marta, el informe del servicio de prevención y los puestos que se miraron) sería su documentación.

Lo que esta ley NO hace

Se ha leído mucho que la Ley 2/2025 permite cobrar la pensión de incapacidad y trabajar a la vez en cualquier cosa. No es así. Lo que hace es encargar al Gobierno que presente una propuesta para cambiar esa compatibilidad (su disposición final tercera). La ley en sí no la cambia: su efecto es laboral, protegerte frente al despido automático.

En resumen

1. La incapacidad permanente total, absoluta o la gran incapacidad ya no extinguen el contrato solas.
2. El trabajador tiene 10 días naturales para decir por escrito que quiere seguir.
3. La empresa tiene 3 meses para adaptar el puesto, cambiarlo de puesto o, si no es posible, extinguir el contrato por escrito y motivado.
4. Mientras tanto, contrato en suspenso con reserva del puesto.
5. Los ajustes y los puestos compatibles los determina el servicio de prevención.
6. Carga excesiva: no lo es si la cubren las ayudas; en empresas de menos de 25, hay una regla con cifras.
7. Si se queda en un puesto incompatible con la pensión, la pensión se suspende mientras lo ocupe.
8. Documéntalo todo: si hay juicio, va rápido.

Si quieres tener los plazos a mano, con un hueco para apuntar cada fecha, te dejo abajo la hoja para imprimir.

Y si lo que te ha llegado es lo contrario, que el INSS deniega la incapacidad, aquí te explico qué hacer paso a paso cuando el trabajador no vuelve.